小さな会社でも頼んでいい？従業員5名以下の企業こそ外注すべき理由

給与計算の負担に悩む経営者や担当者の方へ。

従業員数が少ないからといって、給与計算の仕組みが簡単になるわけではありません。

むしろ、少人数だからこそ社長自身や少数の担当者が本来の業務と並行して計算を行わなければならず、精神的にも時間的にも大きな負担を抱えているケースが多く見られます。

労働基準法をはじめとする関係法令は毎年のように改正されており、北海道特有の労働事情にも配慮しなければなりません。

道内企業の安定した経営と労務管理をサポートする視点から、従業員5名以下の企業こそ給与計算業務を外部の専門家に任せるべき理由について、最新の法令に基づき詳しく解説します。

1. 従業員5名以下の企業が給与計算を外注すべき理由

従業員5名以下の小規模な企業こそ、給与計算業務を社労士などの専門家に外注することを強くおすすめします。

その最大の理由は、経営資源が限られている小規模企業において、経営者やコアメンバーの貴重な時間を、直接的な利益を生まない間接業務に奪われるべきではないからです。

社会保険料の改定や雇用保険料率の変更、所得税の計算など、給与計算には高度な専門知識が求められます。

例えば、北見市で創業したばかりの従業員3名の企業を想像してみてください。

社長自身が営業、サービスの提供、そして月末の給与計算までを一人でこなす状況では、本来集中すべき事業成長のための時間が大きく削られてしまいます。

万が一、法改正を見落として計算ミスが生じれば、従業員からの信頼を損なうことにもなりかねません。

したがって、少人数の企業こそ思い切って外注を活用し、正確な給与計算を担保しながら本業に専念できる環境を整えることが、持続的な成長への第一歩となります。

2. 給与計算の複雑な仕組みと法的根拠

給与計算は、単に時給と労働時間を掛け合わせるだけの単純な作業ではありません。

労働基準法、健康保険法、厚生年金保険法など、多岐にわたる法令を遵守し、正しいルールに則って控除額を算出する必要があります。

各種保険料の計算において根拠となる主な法令と管轄機関を以下の表に整理しました。

これらの法令は頻繁に改正が行われます。

厚生労働省が発表する雇用保険料率の改定や、日本年金機構から通知される社会保険料の定時決定（算定基礎届）など、常にアンテナを張って最新の情報を追っていなければ、正しい給与計算は行えません。

専門家の目線から見ると、これらを小規模な事業者がすべて独力で把握し続けるのは非常に困難であり、リスクが高いと考えられます。

3. 北海道特有の労働事情と注意点

北海道の企業が給与計算を行う上で、全国共通の法令に加えて、地域特有の事情を考慮しなければなりません。

厳しい冬を乗り越えるための手当や、広大な土地柄に由来する通勤環境など、道内ならではの計算要素が存在します。

冬期手当（燃料手当）の取り扱い

北海道の多くの企業では、秋口から冬にかけて冬期手当や燃料手当が支給されます。遠軽町の建設業や、網走市の水産加工業などでも、冬期間の生活補助として重要な役割を担っています。

この手当は、労働基準法第11条に定める「賃金」に該当するため、雇用保険料の計算基礎に含める必要があります。

一方で、割増賃金の基礎に含めるかどうかについては、家族数に応じた支給など一定の要件を満たすことで除外できる場合があります（労働基準法第37条第5項）。

就業規則の規定と実際の運用を照らし合わせて、慎重に判断しなければならないポイントです。

地域別最低賃金の遵守と通勤手当

北海道の地域別最低賃金は毎年10月に改定されます。

時給制のパート・アルバイトはもちろん、月給制の正社員であっても、基本給と固定的な各種手当の合計を月平均所定労働時間で割った金額が、最低賃金を上回っているかを確認する義務があります。

また、オホーツク地域などは通勤距離が長くなる傾向があり、通勤手当が高額になりがちです。

非課税限度額の確認や、社会保険料の算定基礎である「報酬」など、通勤手当を含めることを忘れないよう注意が必要です。

4. 給与計算の内製と外注の比較・費用対効果

従業員が少ないから自分でやったほうがコストを抑えられる、と感じる経営者の方は少なくありません。

しかし、目に見えない人件費やミスのリスクを考慮すると、結果は大きく異なります。従業員5名の企業を想定し、内製と外注の比較を表にまとめました。

毎月の外部委託費用は発生しますが、経営者の時給換算や、ミスの修正・法改正の確認にかかる膨大な時間を考慮すれば、外注による費用対効果は非常に高いと考えられます。

5. 具体的な計算例とシミュレーション

給与計算において、どれだけ細かい判断が必要になるのか、具体的な数値を用いてシミュレーションしてみましょう。

基本給の他に北海道特有の手当が含まれるケースを想定します。

モデルケース：従業員Aさんの月次給与計算

• 年齢：35歳（介護保険第2号被保険者に非該当）
• 基本給：200,000円
• 通勤手当：15,000円（片道20kmの自動車通勤）
• 燃料手当：10,000円（毎月定額支給のケース）
• 時間外労働：5時間（月平均所定労働時間165時間として算出）

まず、時間外労働の基礎となる賃金を算出します。

基本給200,000円に加えて、通勤手当は労働基準法第37条第5項により割増賃金の基礎から除外されます。

しかし、燃料手当が世帯区分等に関係なく一律定額で支給されている場合、割増賃金の基礎から除外できず、計算に含めなければならないケースがあります。

その場合、基礎賃金は210,000円となり、1時間あたりの基礎単価は約1,272円となります。これに1.25倍の割増率を掛けた額をベースに時間外手当を計算します。

次に、社会保険料の計算です。

健康保険料と厚生年金保険料を決定する「標準報酬月額」には、基本給だけでなく、通勤手当や燃料手当もすべて含まれます。

総支給額をもとに日本年金機構の保険料額表に当てはめて控除額を決定します。雇用保険料についても、総支給額に対して厚生労働省が定める保険料率を乗じて計算します。

このように、一つの手当の性質によって、割増賃金の基礎になるか、社会保険料の対象になるかという取り扱いが複雑に分かれます。

これらを毎月正確に判断する作業は、小規模な組織にとっては想像以上の負担となります。

6. 給与計算を間違えた場合のリスクと対策

給与計算のミスは、単なる計算間違いとして片付けることはできません。法的、そして経営的な大きなリスクを伴うことになります。

未払い残業代の発生と罰則

基礎単価の計算を誤ったり、手当の除外項目を間違えたりすると、気付かないうちに未払い残業代が蓄積していきます。

労働基準法第119条では、同法第37条（割増賃金）に違反した場合、6箇月以下の懲役又は30万円以下の罰金という罰則が定められています。

労働基準監督署の調査により是正勧告を受けた場合、過去に遡って不足分を一括で支払わなければならず、企業の資金繰りを大きく圧迫する恐れがあります。

社会保険料の未納・過納によるトラブル

年金事務所の調査で標準報酬月額の算定漏れが発覚した場合、最大2年間遡って社会保険料の差額を納付するよう指導されます。

会社負担分だけでなく、従業員負担分もまとめて納付する必要が生じます。

後から従業員の給与から過去の不足分を天引きすることは、社内の信頼関係を決定的に壊してしまう要因となります。

対策としての外部委託

これらのリスクを未然に防ぐためには、正しい知識を持つ第三者の目を入れることが最も確実な対策です。

オホーツクの豊かな大地で事業を営む皆さまが、労務トラブルで足を引っ張られることなく地域に貢献できるよう、専門家として確実なリスクヘッジをおすすめします。

7. よくある質問（Q&A）

Q1. 従業員が2名しかいないのですが、外注を受けてもらえますか？

A1. もちろんです。従業員1名からでも外注は可能です。

むしろ立ち上げ期や少人数の時期こそ、経営者が営業や本業に全力を注ぐべき重要なタイミングです。

少ない人数であれば導入時の情報の引き継ぎもスムーズに進み、今後の増員時にも安定した体制で対応できるという大きなメリットがあります。

Q2. クラウド給与ソフトを使えば、自分で簡単に計算できるのではないでしょうか？

A2. 確かに最新のクラウドソフトは便利で、法改正に伴う料率変更などにも自動で対応してくれます。

しかし、「どの手当を割増賃金の基礎に含めるか」「この従業員は雇用保険の加入対象になるか」といった初期設定や判断は、人間が法律に基づいて行わなければなりません。

ソフトは正しく設定されて初めて正確な計算をしてくれるツールであるため、根本的な基礎知識がなければ計算ミスを防ぐことはできません。

Q3. 北海道特有の季節雇用（短期雇用）の従業員が多く出入りします。対応可能でしょうか？

A3. 対応可能です。農林水産業や除雪業務など、北海道では季節ごとの雇用変動が頻繁に発生します。

短期雇用者の雇用保険の加入要件（31日以上の雇用見込みなど）や、社会保険の加入基準の判断などは非常に複雑になりがちです。

専門家であれば、こうした出入りの激しい雇用形態であっても、法令に則した迅速で正確な処理が行えます。

まとめ

ここまで従業員5名以下の小規模な企業こそ、給与計算を外注すべき理由について解説してきました。

給与計算は、単なる数字の集計作業ではなく、労働基準法や社会保険各法に直結する重要なコンプライアンス業務です。

北海道、そしてオホーツク地域ならではの手当や通勤事情なども絡み合い、計算の複雑さは増すばかりです。

これらを専門知識のない中で内製し続けることは、未払い残業代や社会保険料の算定漏れといった、経営の土台を揺るがすリスクを常に抱えることになります。

社長の貴重な時間を守り、従業員との信頼関係を維持するためにも、正確な給与計算は不可欠です。

専門的な視点を取り入れることで、安心して本業に打ち込める環境を作り出すことができます。皆さまの企業が、今後も安定して成長されることを心より願っております。

給与計算は会社のリスク管理そのものです。まずは自社の状況をチェックしてみてくださいね。